なぜシステム化?
なぜシステム化?
目的
- 繰り返し業務の効率化 → 単純作業をシステム化
- 入力・変更などによるミスの軽減
・ミスがあるとリカバリーに時間がかかる(時間は費用である)
・ミス防止のため、チェックが増え、時間がかかる
- 生産性の低い仕事を惰性で行う
・社員のスキルの低下
・社員のモチベーションの低下
システム化しない理由
- 費用をかけたくない
- 対費用効果が見込めない
- システム化は社員が楽になるだけで会社の利益には繋がらない
- 売上に直結しないのでシステム化しない
会社の将来・未来を考える
- 業務の流れを効率良くする
- 結果、社員のスキルもモチベーションもあがる方向に持って行く
システム化をどうとらえるか
- まず、現状整理とどうしたらもっとよくなるかを考える
・システム化する前に、現状整理と改善案を検討
・システム化しなくても、改善できるところはある
・システム化することにより効果がでるところを探す
・システムでこんなことができれば業務が大きく改善できる
・より良い新しいやり方にかえることがきる
- 初回システム化実施
・社員が考える・行動する時間が捻出される
・効率アップしない場合 → 考えが足りないことに気づく
→さらに改善案を考え実施
システム化はきっかけ
- 今のままでは、ベテランのスキルやモチベーションはあがらない。
・面倒なことはやりたくない
・会社の状況を上司に言われても人ごとと思ってしまう
- 今の業務を整理すること
・自分で考えて、変えていくことの行動につながる
- 考える・変えるが習慣化する
・ベテランのスキルがより生きてくる
- 営業でなくても売上のことを考える社員がでてくる
- 間接部門も売上のことを考える
システム化は社員育成の場
- セミナー、研修、資格取得など、コストをかけずに社員教育
- 考えて、行動する社員を育成することができる
・中小企業では、社員育成にお金をかけない
→売上があがらない企業はなおさらである
具体的なアプローチ(システム化する前に)
- 現状洗い出し ※手書きはNG(最初はOK)
・いろいろな人が見て、認識が同じか確認する
・違う場合はその都度アップデート
・Wordなどに書いておけばいつでも更新可能
・手書きだとすぐ汚くなり、時系列もわからなくなる
・みなで確認したことはチェックする
- 現状見直し
・意味のないことをしていないか?
・同じ処理を別な工程でしていないか?
・手戻りはないか?
- 見直し後の業務フロー作成
- システム化することにより改善できる部分を考える
・こんなチェックリストがあれば、スピードアップする
システム化したいがどこに相談すればいいの?